Ako viesť úspešný konferenčný hovor
Konferenčné hovory za posledné obdobie zaznamenali zvýšenú popularitu. Mnoho ľudí začalo viac pracovať z domu a preto veľa firiem riešilo porady formou telekonferencie. Pokiaľ ste zatiaľ s konferenčnými hovormi nemali skúsenosti, takéto formy komunikácie môžu skĺznuť do chaosu, z ktorého si nakoniec kolegovia veľa neodnesú. Keďže viesť hovor s viacerými ľuďmi naraz je pre mnohých nový zážitok, zozbierali sme pre vás niekoľko rád, ako uskutočniť telekonferenciu, ktorá bude prínosná pre celý tím.1. Vytvorte pozvánku na konferenčný hovor
Aby bol váš virtuálny meeting efektívny, je dôležité, aby ste na neho neboli pripravený iba vy ako iniciátor, ale aj ostatní účastníci. Nepodceňujte samotnú pozvánku na konferenčný hovor a uveďte v nej všetky informácie, ktoré by mali vaši kolegovia vopred vedieť. Nezabudnite na nasledovné body:
- Čas konania telekonferencie – Hovor je vhodné naplánovať minimálne niekoľko dní vopred, aby mali všetci možnosť zaradiť ho do svojho programu. Pokiaľ náhodou telefonujete s kolegami z viacerých krajín, ktoré majú iné časové pásmo, uveďte čas tak, aby bolo každému jasné o koľkej hodine sa má pripojiť.
- Telefónne číslo a PIN kód – Aby kolegovia vedeli kam sa majú na poradu pripojiť, nezabudnite uviesť telefónne číslo telekonferenčnej miestnosti. Pokiaľ telefonujete cez novú službu, je dobré uviesť aj krátky postup ako na to, aby nenastali nejaké nečakané technické komplikácie. Ak máte miestnosť zabezpečenú PIN kódom, nezabudnite ho uviesť.
- Uveďte agendu, ktorá sa bude preberať – Aby vedeli vaši kolegovia reagovať na prípadné otázky, uveďte v pozvánke témy, ktorým sa budete počas hovoru venovať. Vďaka tomu pôjde konverzácia plynulo a nikoho by nemala zaskočiť otázka ohľadom úlohy, ktorú nečakal.
- Predpokladaná dĺžka telekonferencie – Dĺžku hovoru odhadnite v závislosti od toho, koľko bodov plánujete prebrať a koľko kolegov má byť pripojených. Predpokladaná dĺžka pomôže všetkým naplánovať si ďalšie meetingy alebo iné úlohy v rámci daného dňa.
- Spätná väzba o účasti od kolegov – Požiadajte kolegov, aby vás informovali, či sa meetingu zúčastnia alebo nie. Budete tak na začiatku hovoru vedieť, či sú pripojení všetci, alebo máte ešte čakať na ďalších kolegov.
2. Veďte hovor ako moderátor
Ak sa cez telefón stretne viac ľudí, je ťažké prirodzene určiť, kto má kedy rozprávať a ľudia si tak zvyknú skákať do reči. Organizátor telekonferencie by mal zaujať polohu moderátora, ktorý bude celý hovor viesť. Ak ním budete vy, odporúčame sa na hovor pripraviť podľa nasledovných bodov.
- Buďte pripojený ako prvý – Buďte v konferenčnej miestnosti pár minút skôr pred začiatkom a postupne kolegov privítajte.
- Skontrolujte zoznam účastníkov podľa zoznamu alebo počkajte – Podľa spätnej väzby ohľadom účasti z pozvánky môžete zistiť, či sú pripojení všetci očakávaní kolegovia. Ak niekoľko kolegov stále chýba, počkajte 2-3 minúty.
- Uvítajte účastníkov – Ak sú pripojení všetci, alebo ste čakali dostatočnú dobu, môžete začať hovor privítaním a uvedením tém telekonferencie. V prípade, že je na linke väčší počet účastníkov a počujete v telefóne šum, poproste kolegov, aby si počas vašej prezentácie vypli mikrofón.
- Postupne prejdite jednotlivé body, ktoré máte pripravené – Ak chcete do hovoru zapojiť niektorého z kolegov, oslovte ho menom a odovzdajte mu slovo. Prideľovanie slova je v konferenčných hovoroch kľúčové na to, aby nevznikol chaos a jeho predávanie máte na starosti hlavne vy ako moderátor hovoru.
- Nechajte priestor na reakcie – Ak sa neozve nikto, oslovte z kolegov niekoho konkrétneho a poproste ho, aby povedal, čo si o prebranej téme myslí. Ak sa ozve naraz viac ľudí, zapíšte si ich a predávajte im slovo postupne.
- Ukončite telekonferenciu zhrnutím – Ak ste prebrali všetky potrebné záležitosti, zhrňte v krátkosti dôležité body a opýtajte sa, či by chcel niekto ešte niečo dodať. Na záver sa nezabudnite kolegom poďakovať za účasť.
3. Zložením telefónu to nekončí
Keď ste už hovor ukončili, dajte si námahu napísať kolegom zhrnutie preberaných bodov a noviniek do e-mailu. Pri zhrnutí je dobré uviesť nasledovné informácie:
- Čo bolo povedené – Opakovanie je matkou múdrosti. Zhrnutím si vy aj kolegovia utriedite myšlienky a zapamätáte si dôležité body prebranej agendy. Zhrnutie ocenia aj tí, ktorí sa telekonferencie nemali možnosť zúčastniť. Nezabudnite uviesť "to do list", resp. dohodnuté úlohy pre kolegov, ktoré z porady vyplynuli.
- Predpokladaný čas nasledujúcej telekonferencie – Ak máte konferenčné hovory pravidelne, uveďte predpokladaný nasledujúci termín, alebo kolegom rovno pošlite ďalšiu pozvánku, aby si vedeli zariadiť program.
- Zanechajte feedback – Feedback je pre posun zamestnancov veľmi dôležitý. Ak ste spokojný, poďakujte im za dobrú prácu. Mnohých to nakopne k ešte lepším výkonom. Ak naopak vidíte nedostatky, citlivo na ne upozornite napríklad návrhmi na zlepšenie daného procesu, alebo opíšte, akú máte ohľadom danej záležitosti predstavu a uveďte príklady, ako by ste sa k nej chceli dopracovať.
Pevne veríme, že vás náš článok inšpiroval k tomu, ako viesť konferenčné hovory úspešnejšie. Ak máte nejaký tip, ktorý sme nespomenuli, budeme radi, ak nám ho napíšete do komentárov.
V prípade, že hľadáte službu na vykonávanie konferenčných hovorov, neprehliadnite našu stránku o telekonferencii, kde sa dozviete všetky potrebné informácie. V prípade akýchkoľvek otázok o tejto službe sme vám k dispozícii na našej infolinke +421 2 20 28 20 28 alebo na [email protected].
Autor blogu - Petra Čtvrtníčková
V našej spoločnosti som začínala na obchodnom oddelení ako podpora pre potenciálnych aj existujúcich zákazníkov. Za 3,5 roka som sa naučila mnoho o zákazníckych potrebách či požiadavkach a zistila som, akú situáciu sa klienti snažia najčastejšie vyriešiť a o aké služby majú najväčší záujem. Neskôr ma zlákal marketing, kde využívam všetky svoje doterajšie skúsenosti a spolu s kolegami sa venujem novým projektom, službám a návrhom na zlepšovanie.
Tiež sa zaoberám písaním blogov a článkov, ktoré pomáhajú našim čitateľom prísť na to, ako by im služby VIPTel mohli uľahčiť pracovnú, či súkromnú komunikáciu.
